テレワークを推進したいけど
業務の管理が不安な方へ

ICTツールを活用しよう

「テレワークだと従業員の働いている様子が見えないため、業務の進捗が確認しにくい」「作業の進行をチームで共有しながら進める仕事がやりづらい」、といった声があがることがよくあります。
プロジェクト管理やタスク管理を行えるクラウドツールを活用すれば、プロジェクトメンバー毎のタスク進捗が見える化され、誰がどんなタスクに仕掛かっているか、期限はいつか、どのような進捗状況か、などを部署内で共有することができます。チャット機能を含むツールもあり、作業に付随する連絡ができたり、業務に関するコミュニケ―ションをタスク毎に行ったりできます。

コミュニケーションも重要

一方で、「明日事業部長に会うことになったから、○○の先月の問い合わせ件数を集計してリストにしておいて」のような、オフィスにおける口頭でのちょっとした依頼。このようなタスク化しにくい「名もなき業務」は、チャットなどのコミュニケーションツールを導入し、チャットで依頼を行うようにしましょう。
それにより、やりとりが可視化され、実施漏れがなくなります。また依頼内容や実施の様子を部署内で共有できるため、ノウハウ共有や俗人化防止につながります。チャットの履歴を見て、部署内の他の従業員が代わりに実施したり、手順の改善提案につながったりすることもあるでしょう。
このように、今まで誰かが黙々と実施していた「名もなき業務」が可視化されることは、業務改善の第一歩になります。
また、コミュニケーションにうまくチャットを取り入れることができれば、その履歴から従業員の業務状況を可視化、把握できます。この履歴は、管理者が部下の仕事ぶりを評価するための情報としても参考になるでしょう。