情報・コミュニケーションの
デジタル化に躊躇いがある方へ

テレワークには必須

テレワークで持ち上がる課題の一つに、「紙」の問題があります。ファイリングしてある紙の資料や、伝票、図面などを参照しながら仕事をしている場合、テレワークでその情報が見られなくなると、仕事ができない、出社しないといけない、ということになります。テレワークを有効活用するには、紙資料のデジタル化、ペーパーレス化を進めることが必要なステップになります。

まずは業務を整理しよう

ペーパーレス化を進める際、企業が保管している資料や伝票など全ての紙資料をデジタル化しようとすると、なかなか前に進みません。まずは個人別、業務・部署別、企業全体などの単位で業務を洗い出し、紙資料が手元にないとテレワークできない業務を把握します。その上で、今使っているもの、これから発生するものをデジタル化していくなど、できるところから、そして将来に向かって進めていくことがポイントです。「過去」のデジタル化よりも「未来」をデジタル化していきましょう。

ちょっとした事から始めよう

個人単位であれば自分用に印刷保管していた資料を打ち出さないようにするだけでも、ペーパーレス化は進みます。プロジェクトや部署単位であれば、業務で使う図面等を印刷しなくても確認できるよう、大き目のサブモニターやタブレットを導入する、資料に赤入れをするなら、PDFを編集できるツールを利用するなど、ICTの活用が効果的です。また、経理業務や、申請・押印のワークフロー、会議資料を印刷する習慣などは企業全体でのデジタル化や意識変革が必要になる場合もあります。

社外も巻き込んでいこう

また、ペーパーレス化は自社だけの業務改善にとどまりません。FAXを送ったり、請求書を郵送したりするビジネスのやり方は、相手先企業の紙も増やしてしまいます。電子契約、電子押印、請求書や見積書のデジタル化は、取引先や業界を巻き込むことができれば一気に浸透するでしょう。

ICTツールを活用しよう

従業員同士が離れて仕事をするテレワークでも、オフィスにいた時と同様なコミュニケーションを行うためには、ICTツールを積極的に活用することが重要です。
オフィスで行われる会議はもちろん、部署の朝礼や管理職との報告・連絡・相談から同僚との雑談といったさまざまなコミュニケーションが、適切にICTツールを活用することでテレワークでも実施できます。

活用にはルール作りと慣れが肝心

しかし、テレワークではでは相手の様子が見えないため、実際に顔を合わせている時のようにはスムーズにコミュニケーションできないという場合もあります。これは、相手の様子がわからないことから遠慮やすれ違いが生まれることが一因です。
まずは、テレワークだからと言って遠慮せず、ICTツールを活用して普段通りにコミュニケーションをとりましょう。あらかじめ運用ルールを定めて、お互いの予定や勤務状況を共有するなど、相手の様子をわかりやすくしておけば、コミュニケーションのとりやすさも向上します。さらに、ICTツールが苦手な人には研修を行うなど、使いこなしてもらうための支援も大切です。

活用できる業務は沢山ある