お客様への訪問が多い方へ
直接お客様を訪問することは非常に重要なことだと思います。しかし、非対面が求められることも多くなり、対面だけにこだわっていると機会を逃すことにもなりかねません。直接の訪問が必須な場合と、テレワークを活用してオンラインで済ませられるところを整理して考えていきましょう。テレワークになると移動時間やコストも削減することができます。ただし全てをオンライン化することに拘る必要はありません。オンラインとリアルでの対面を組み合わせて、より効率的に成果につなげていくことが重要です。
テレワークに対する考え方
- ・テレワークの概要
- ・テレワーク導入の5つのポイント
テレワーク導入の概要
テレワークとは「ICTを活用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」です。ただし、テレワークで時間や場所を「最大限」有効に活用するには、テレワークでもできる仕事を切り出して持ち出すのではなく、今の業務のやり方を見直した上で、オフィスで行っているいつもの仕事をテレワークでできるように変えていくことがポイントです。
どこにいても、いつもの仕事にいつもの仲間と取り組める「いつもの仕事型」の環境が整っていれば、突然の天災時にも、事前準備なしで、テレワークで仕事を進めることができます。
また、 「いつもの仕事型」のテレワークなら、できる仕事だけを持ち出す「仕事切り分け型」で問題になる、「できる業務が少ない」、「出社している同僚にしわ寄せがいく」、という心配もありません。いつでもテレワークという働き方を選択できれば、時間と場所を最大限有効活用できる働き方を実現することができるのです。
テレワーク導入の5つのポイント
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ポイント①「いつもの仕事型」テレワークのために業務の見直しを
キャビネットの書類や共有サーバでの情報共有、申請や押印、会議、報告や連絡、勤怠管理や予定の共有など、一般的なオフィス機能が、テレワークでも使えますか?まずは現状の業務を見直してみましょう。
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ポイント②「キャビネットの書類や共有サーバ」の情報をテレワークでも使えるようにする
キャビネットの伝票や書類など、紙資料がある場合、デジタル化を進めていくことをお勧めします。過去の紙資料を全てデジタル化するのは難しそうですが、今使っているもの、これから発生するものをデジタル化していくなど、できるところから手を付けていくことがポイントです。
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ポイント③「申請や押印」を効率化、デジタル化しテレワークでもできるようにする
まずは、今の申請や承認などのワークフローを振り返り、無駄なプロセスはないか、その押印は本当に必要か、見直してみましょう。案件によっては決裁のステップを簡略化したり、押印を省略したりできることがあるかもしれません。その上で、必要なワークフローはクラウドサービスを利用するなどICTを活用すれば、業務の効率化も進めることができます。
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ポイント④「会議」はもちろん、「ちょっとした会話や雑談」もテレワークでできるようにする
最近では、ウェブ会議も一般的になってきましたが、一方で定例報告会議のために出社しなければならないという事例もあります。まずは会議のあり方自体を見直すことが、効率化、生産性向上のきっかけになります。報告、情報共有だけの会議なら、文書や動画でも十分かもしれませんし、そうなると参加者のスケジュール調整も不要になります。一方で、普段オフィスで行われているような、ちょっとした会話や確認ができないと、仕事が進まない、効率が落ちるといった問題も起こり得ます。テレワークでもすぐに声がかけられるように、ビデオチャットなどのICTツールを活用するには、業務中は常にログインしておくなど、運用の工夫も大切です。
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ポイント⑤「勤怠管理や同僚の予定の確認」もテレワークできるようにする
現在、オフィスでの勤怠管理が「従業員の自己申告制」、「厳密に管理できていない」、といった場合は、テレワークを導入するにあたって注意が必要です。テレワークでもあっても、 使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することが求められています。最近では、勤怠管理のクラウドツールもたくさんありますので、ぜひそのようなツール労働時間の正しい記録をとれるようにしましょう。
テレワーク時の勤怠管理については「テレワークにおける適切な勤怠管理のためのガイドライン( https://www.mhlw.go.jp/content/000553510.pdf )」にまとまっています。また、オフィスにある予定表ボードのように、従業員同士の予定をインターネット上でも共有できれば、離れていてもお互いの状況が分かるので、会議や打ち合わせ予定をたてたり、業務依頼もしやすくなります。使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することが求められています。最近では、勤怠管理のクラウドツールもたくさんありますので、ぜひそのようなツール労働時間の正しい記録をとれるようにしましょう。
就業者のメリット
- ・通勤がなくなる
- ・業務効率化
- ・移住の可能性
通勤がなくなる
「時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」であるテレワークを活用できれば、就業者にとっても大きなメリットがあります。テレワークによって通勤時間がなくなれば、育児や介護、治療と仕事との両立、通勤での心身の負担軽減といった、就業者にとっての働きやすさが向上します。高齢化、定年延長の流れの中、テレワークがあれば、高齢の就業者にとっても仕事を続けやすくなるでしょう。
業務効率化
また、テレワークによって、業務のデジタル化が進めば、就業者自身の業務も効率化され、長時間労働の削減や創造的な仕事にかける時間確保にもつながるでしょう。
移住の可能性
さらに、テレワークで従業員を雇用する企業が増えれば、住んでいる場所にとらわれずに就労できるなど、就労先の選択肢も多様化していきます。就労者自身が、住みたい場所に住みながら仕事を続けるといった可能性も広がっています。
テレワーク事例(営業)
- ・専門知識を持つ従業員が同行する営業活動もオンライン同席なら容易
- ・実際の事例
専門知識を持つ従業員が同行する営業活動もオンライン同席なら容易
商談をオンラインで実施すれば、専門知識を持つ従業員の同席も容易になります。対面営業に同行するのと比べて、移動やスケジュールの調整もしやすく、遠方への同行も可能です。お客様の疑問やニーズにその場で対応できるようになり、サービス向上につながります。
実際の事例~ハイブリッド営業
カゴメでは、日々の勤務では週一日の出社を必須とし、営業においては対面とウェブ会議を組み合わせた「ハイブリッド型営業」を推進しています。
例えば、取引先の現場に営業担当者が出向き、顧客担当者と新製品を試食。製品の監修を行ったコーポレートシェフはウェブ会議でその場に同席しながら意見交換を行い、その場でお客様の疑問に答えたり、反応を確認したりすることができます。
企業が認定するコーポレートシェフは1人しかいないので、以前は各地の営業担当者の同行の依頼に対応しきれませんでしたが、ウェブ会議の導入で移動時間が減った分、顧客との商談時間を確保しやすくなり、同行の頻度も増やす効果が確認できました。