書類や伝票などの
紙を多く扱う方へ

テレワーク導入の概要

テレワークとは「ICTを活用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」です。ただし、テレワークで時間や場所を「最大限」有効に活用するには、テレワークでもできる仕事を切り出して持ち出すのではなく、今の業務のやり方を見直した上で、オフィスで行っているいつもの仕事をテレワークでできるように変えていくことがポイントです。

どこにいても、いつもの仕事にいつもの仲間と取り組める「いつもの仕事型」の環境が整っていれば、突然の天災時にも、事前準備なしで、テレワークで仕事を進めることができます。

また、 「いつもの仕事型」のテレワークなら、できる仕事だけを持ち出す「仕事切り分け型」で問題になる、「できる業務が少ない」、「出社している同僚にしわ寄せがいく」、という心配もありません。いつでもテレワークという働き方を選択できれば、時間と場所を最大限有効活用できる働き方を実現することができるのです。

テレワーク導入の5つのポイント

通勤がなくなる

「時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」であるテレワークを活用できれば、就業者にとっても大きなメリットがあります。テレワークによって通勤時間がなくなれば、育児や介護、治療と仕事との両立、通勤での心身の負担軽減といった、就業者にとっての働きやすさが向上します。高齢化、定年延長の流れの中、テレワークがあれば、高齢の就業者にとっても仕事を続けやすくなるでしょう。

業務効率化

また、テレワークによって、業務のデジタル化が進めば、就業者自身の業務も効率化され、長時間労働の削減や創造的な仕事にかける時間確保にもつながるでしょう。

移住の可能性

さらに、テレワークで従業員を雇用する企業が増えれば、住んでいる場所にとらわれずに就労できるなど、就労先の選択肢も多様化していきます。就労者自身が、住みたい場所に住みながら仕事を続けるといった可能性も広がっています。

テレワークには必須

テレワークで持ち上がる課題の一つに、「紙」の問題があります。ファイリングしてある紙の資料や、伝票、図面などを参照しながら仕事をしている場合、テレワークでその情報が見られなくなると、仕事ができない、出社しないといけない、ということになります。テレワークを有効活用するには、紙資料のデジタル化、ペーパーレス化を進めることが必要なステップになります。

まずは業務を整理しよう

ペーパーレス化を進める際、企業が保管している資料や伝票など全ての紙資料をデジタル化しようとすると、なかなか前に進みません。まずは個人別、業務・部署別、企業全体などの単位で業務を洗い出し、紙資料が手元にないとテレワークできない業務を把握します。その上で、今使っているもの、これから発生するものをデジタル化していくなど、できるところから、そして将来に向かって進めていくことがポイントです。「過去」のデジタル化よりも「未来」をデジタル化していきましょう。

ちょっとした事から始めよう

個人単位であれば自分用に印刷保管していた資料を打ち出さないようにするだけでも、ペーパーレス化は進みます。プロジェクトや部署単位であれば、業務で使う図面等を印刷しなくても確認できるよう、大き目のサブモニターやタブレットを導入する、資料に赤入れをするなら、PDFを編集できるツールを利用するなど、ICTの活用が効果的です。また、経理業務や、申請・押印のワークフロー、会議資料を印刷する習慣などは企業全体でのデジタル化や意識変革が必要になる場合もあります。

社外も巻き込んでいこう

また、ペーパーレス化は自社だけの業務改善にとどまりません。FAXを送ったり、請求書を郵送したりするビジネスのやり方は、相手先企業の紙も増やしてしまいます。電子契約、電子押印、請求書や見積書のデジタル化は、取引先や業界を巻き込むことができれば一気に浸透するでしょう。

テレワークの前提としてのデジタル化

テレワークのメリットを「最大限」有効に活用するには、今テレワークでもできる仕事を切り出して持ち出すのではなく、今の業務のやり方を見直した上で、オフィスで行っているいつもの仕事をテレワークでできるようにすることがポイントです。テレワークでもいつもの仕事にいつもの部下と取り組める「いつもの仕事型」を可能とする環境に近づけるには、今ある企業の機能を、ICTツールを使って、デジタル環境に置き換えていくことが大切です。

スケジュール

オフィスにある予定表ボードの代わりに、スケジューラーを使って従業員同士の予定をインターネット上で共有できれば、離れていてもお互いの状況が分かるので、会議や打ち合わせ予定をたてたり、業務依頼したりもしやすくなります。

ワークフロー

まずは、今の申請や承認などのワークフローを振り返り、無駄なプロセスはないか、その押印は本当に必要か、見直してみましょう。案件によっては決裁のステップを簡略化したり、押印を省略したりできることがあるかもしれません。その上で、必要なワークフローはクラウドサービスを利用するなどICTを活用すれば、業務の効率化も進めることができます。

勤怠管理

テレワークでもあっても、管理者には、従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することが求められています。クラウドツールなら、従業員はどこからでも出勤、退勤を申告することができ、管理者もどこにいても部下の勤怠状況を確認することができます。最近ではスマートフォンから打刻ができるツールもあるので、これまで勤怠管理が難しかった外回りの営業員も、勤怠管理がしやすくなります。リアルタイムで勤務時間を確認できれば、長時間労働にならないよう、注意を促すこともできます。

会議

最近では、ウェブ会議も一般的になってきましたが、一方で定例報告会議のために出社しているという事例もあります。まずは、会議のあり方自体を見直すことも、効率化、生産性向上の良いきっかけになります。ウェブ会議ツールを利用すれば、報告、情報共有だけの会議を採録した動画で共有する方法も可能になりますし、チャットツールなどでリアルタイムに情報共有がされていれば会議そのものも不要になります。また会議室の確保や、参加者のスケジュール調整も不要になり、無駄な業務の削減につながります。

雑談

ウェブ会議を開くほどでもないような、普段オフィスで行われている「声掛け」にはチャットが便利です。また、社内SNSは仕事以外の情報交換もできる場として利用できます。さらに、就業中はウェブ会議を常時接続しておくなど、利用方法を工夫することで、オンラインで仲間と集まれる、気軽な声掛けの「場」を作ることもできます。

プロジェクト・タスク管理

プロジェクト管理やタスク管理を行えるクラウドツールを活用すれば、プロジェクト毎のタスク進捗が見える化され、誰がどんなタスクに仕掛かっているか、期限はいつか、どのような進捗状況か、などを部署内で共有できます。チャット機能を含むツールもありますので、作業に付随する連絡ができたり、業務に関するコミュニケ―ションをタスク毎に行なったりできます。